Com gestionar els contactes a Odoo: Clients, Proveïdors i més en un sol lloc
Una de les tasques més importants en la gestió empresarial és mantenir un registre organitzat dels nostres clients, proveïdors i altres entitats amb les que interactuem. Odoo, un dels ERP més potents del mercat, ha simplificat aquest procés en agrupar tots aquests conceptes en un sol element: els Contactes. Però, què vol dir això i com ens ajuda en el dia a dia?
Què són els "Contactes" a Odoo?
A Odoo, els "Contactes" són un element central en la gestió de relacions comercials. En una sola fitxa podem definir diversos rols per un mateix contacte: pot ser client, proveïdor, venedor, o tenir qualsevol altre rol que necessitem assignar-li. Això permet tenir un control molt més eficient i flexible, ja que podem gestionar diferents tipus de relacions amb una mateixa entitat.
Per exemple, imaginem que tenim un proveïdor que, a més de subministrar-nos matèries primeres, també és venedor dels nostres productes acabats. Amb Odoo, podem definir aquest contacte com a proveïdor i venedor alhora, facilitant el seguiment de les dues relacions en un únic registre.
Com accedir als contactes a Odoo?
Per començar a gestionar els contactes a Odoo, només hem de seguir uns senzills passos:
Aquesta organització centralitzada facilita la visualització i el seguiment de totes les relacions comercials que tens amb les teves entitats, evitant duplicacions i errors en la gestió de la informació.
Beneficis de la gestió de contactes a Odoo
La centralització de la informació de contactes a Odoo porta molts avantatges
La gestió de contactes és una de les funcionalitats més potents i versàtils de Odoo. No només ens permet organitzar de manera eficaç els nostres clients i proveïdors, sinó que també ens facilita la creació de relacions complexes entre diferents tipus d'entitats comercials. Amb Odoo, podem ser més àgils i eficients en la gestió de la nostra xarxa de contactes, millorant el rendiment i la productivitat de l'empresa.
Accés als Contactes
Per accedir a la secció de contactes, dirigeix-te a l’opció de Contactes del menú superior. Aquí apareixeran tots els contactes que has creat a l’empresa.
Visualització: Quan facis clic a Contactes, veuràs la llista de tots els contactes disponibles. Si necessites buscar-ne un en concret
Per editar un contacte existent, simplement fes clic al client que desitges modificar. Si tens molts contactes, pots facilitar la cerca utilitzant el camp de cerca a la part superior dreta. D’aquesta manera, trobaràs ràpidament el contacte que vols ajustar.
Cal destacar que les opcions disponibles a la fitxa del contacte poden variar en funció dels mòduls instal·lats a Odoo. Això significa que, segons les funcionalitats que hagis activat, podràs tenir accés a camps addicionals o eines específiques que millorin la gestió del teu contacte
Opcions Addicionals
A la part inferior de la fitxa de contactes, trobaràs més opcions, algunes de les quals poden variar en funció dels mòduls instal·lats a Odoo. Entre les més rellevants, destaca:
La gestió de contactes a Odoo és una funcionalitat poderosa que facilita la organització i l’accés a la informació rellevant dels teus clients i proveïdors. Amb aquests passos, podràs gestionar eficaçment els teus contactes i optimitzar la comunicació amb ells.
- Accedeix al menú superior de la plataforma Odoo.
- Selecciona l'opció "Contactes". Aquí veuràs tots els contactes que tens registrats a l'empresa.
- A cada fitxa de contacte, podràs veure, editar i afegir els diferents rols que aquesta entitat pugui tenir (client, proveïdor, etc.).
- Organització i eficiència: Tots els contactes estan disponibles en un sol lloc, i pots accedir-hi fàcilment des de qualsevol àrea de l'ERP.
- Flexibilitat en la definició de rols: Un mateix contacte pot tenir múltiples rols, el que permet una gestió molt més dinàmica de les relacions comercials.
- Millora en la comunicació i seguiment: En tenir un registre únic per cada contacte, és més fàcil mantenir un historial de les interaccions i tasques relacionades, millorant la comunicació interna i amb els clients i proveïdors.
Crea un Nou Contacte: Fes clic al botó Crear a la part superior esquerra. Se t’obrirà la pantalla de creació de contactes.
Tipus de Contacte: Podràs seleccionar si el contacte és una persona física) venedor, treballador) o una empresa jurídica.
Nom: Introdueix el nom de la persona o de l’empresa. Aquest serà el nom fiscal en cas de client o proveïdor.
Empresa: Si has seleccionat l’opció individual, podràs escollir a quina empresa pertany aquesta persona.Si l’assignes a la teva empresa, serà considerat un venedor o treballador.
Adreça: Introdueix les dades de l’adreça física del contacte. Destaca el camp Estat, que és versàtil i adaptable a les teves necessitats, com ara posar la comarca o la Comunitat Autònoma segons l’àmbit d’operació.
Etiquetes: Utilitza les etiquetes per categoritzar els contactes. Això t’ajudarà a filtrar llistats i a gestionar millor els clients i proveïdors relacionats amb productes o serveis específics.
Imatge: Assigna una imatge al contacte. Col·loca el cursor sobre la imatge del contacte per veure dues icones: una per esborrar la imatge i una altra per seleccionar una nova imatge del programa.
Adreces d’Enviament i Facturació
Podràs crear adreces diferents per al mateix contacte, útil per empreses que tenen oficines i magatzems en ubicacions separades.
Contactes i Adreces: En aquest apartat podrem crear
Contactes relacionats l'empresa o per exemple les dades del comptable
d'una empresa. Destacar que es el mateix crear un contacte individual i
assignar-lo a una companyia, que crear una
companyia i crear aquests contactes relacionats.
Fixeu vos que en aquest aparta també podrem crear adreces d'enviament i de
facturació diferents per al mateix contacte. Per exemple en el cas d'empreses
que tinguin les oficines i el magatzem en llocs físicament separats.
Venda i compra
Gestionar clients i proveïdors amb eficàcia: Assignació de dades i comptes bancaris en el teu sistema de gestió
A l'hora de gestionar els teus contactes comercials, és fonamental tenir una eina que et permeti organitzar i assignar fàcilment la informació rellevant. El nostre sistema et facilita aquesta tasca amb una interfície intuïtiva que et permet fer diverses accions clau en un sol lloc.
1. Assignar tipus de contacte (client, proveïdor o amb dues coses)
Des de la pantalla principal, pots definir si un contacte és un client, un proveïdor o si complix amb ambdues funcions. Només hauràs de seleccionar la casella corresponent, fent el procés molt més àgil i organitzat.
2. Assignació de comercial o venedor
Si estàs treballant amb un client, pots assignar fàcilment un comercial o venedor des d'aquesta mateixa pantalla. Això t'ajudarà a mantenir un seguiment clar de les relacions comercials i a establir responsabilitats concretes.
Creació de comptes bancaris:
Des d'aquesta pantalla, també podràs crear i assignar comptes bancaris als teus clients. Només hauràs de fer clic en l'opció corresponent per introduir les dades del número de compte i el nom del banc, i automàticament quedarà associat a aquest contacte.
Amb aquestes funcions, el nostre sistema no només et permet organitzar de manera eficaç els teus clients i proveïdors, sinó també gestionar els seus comptes bancaris de manera ràpida i sense complicacions.
Notes Internes:
En aquest camp escriurem qualsevol anotació que vulguem fer en referència al
contacte. És un camp que no serà visible pel contacte.